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Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix


Asignar Codigo Contable en Elastix

Asignar Codigo Contable en Elastix

Cuando un Servidor PBX-IP Elastix da servicio a mas de 20 extensiones, distribuidas en diferentes areas o departamentos dentro de una empresa o negocio, el control del registro de llamadas se hace un poco tedioso o complicado, en especial para la generacion de reportes, es muy comun por aspectos contables o por controles internos, que se generen mes a mes reportes de llamadas de los diferentes departamentos que componen el negocio. Si la cantidad de extensiones sobrepasa las 20, el volumen de llamadas es elevado, un reporte al final del mes puede ser del orden de los cientos de paginas, a raiz de esto se hace necesario una mejor manera de obtenerlo.

Elastix permite atraves de los parametros de configuracion de cada extension, asignar un Codigo Contable (Account Code) para poder agrupar bajo un mismo codigo, todas aquellas extensiones que pertenecen a un departamento o area dentro del negocio, de esta manera al momento de generar los reportes se facilita grandemente la  generacion, seleccionando el codigo correspondiente del area que se desea ver.

Hace un tiempo  realice una instalacion de un sistema Elastix en una institucion con varias sucursales, con un aproximado de 60 extensiones en total, donde me solicitaron poder crear reportes de llamadas por sucursal; esta funcionalidad me sirvio para este proposito.

Procedimiento para asignar Codigo Contable a Extension en Elastix

Como requisito previo tenemos que haber definido el codigo contable que vamos a utilizar, una manera facil y practica es colocar directamente el nombre del area o departamento al que pertenece la extension, si lo quieren hacer un poco mas formal, tienen que preguntar a contabilidad el codigo de cada uno de las areas y asignarlo.

El procedimiento es bastante sensillo, si ya estan creadas las extensiones, lo que vamos a hacer es seleccionar cada una de las extensiones a las cuales les vamos asignar el codigo, si vamos a crear una nueva extension se asigna el codigo en el momento de crearla.

Para este tutorial he creado 3 extensiones a las cuales asigne un codigo contable a cada una con el nombre del departamento al cual pertenece.

Para acceder a las extensiones lo hacemos dando Clic de la siguiente manera:

PBX >> Extensions >> Seleccionamos Extension

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

 Seleccionamos la extension a la cual vamos asignar el codigo contable (Account Code), damos Clic para seleccionar, luego en todas las opciones de configuracion que aparecen, buscamos dentro de Device Options la opcion accountcode y en el campo digitamos el nombre o codigo contable que se asignara, para el ejemplo que expongo estoy asignando el nombre contabilidad a la extension 4512, como se muestra en la siguiente imagen:

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

No olvidar Guardar y Aplicar los cambios.

Ahora que ya hemos asignado codigo contable a la extension, vamos a proceder a generar un reporte de llamadas, seleccionando como parametro el Account Code.

Veamos como se hace:

Seleccionamos la opcion de Reportes (Reports), por defecto nos aparece un listado de las extensiones  con las ultimas llamadas realizadas entrantes y salientes, en la siguiente imagen aparecen encerradas en el recuadro en rojo, las llamadas de las extensiones antes de asignar codigo contable, asi como despues de haber hecho la asignacion, donde se distingue perfectamente al departamento al cual pertenece cada extension.

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

Asignar Codigo Contable a Extensiones en Elastix

Para seleccionar generar un listado (reporte) por codigo contable damos Clic en la opcion Show Filter, como se muestra en la siguiente imagen:

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

Ahora vamos a realizar el siguiente procedimiento:

1.- Clic en Field y seleccionamos Account Code

2.- Digitamos nombre o codigo contable

3.- Clic en Filter

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

 Luego nos aparece el listado de llamadas entrantes y salientes de todas las extensiones que pertenecen al nombre o codigo contable seleccionado.

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

Crear reporte de llamadas por Codigo Contable en Elastix

Si observan en la imagen anterior se listan nada mas las llamadas del Account Code Contabilidad.

De esta manera podemos crear reportes de llamadas de una manera mas especifica o granular, he incluso hacer los cargos contables si fuese el caso mas reales por parte del departamento de Contabilidad de una empresa.

Esta funcionalidad ayuda a llevar un mejor control sobre el uso de los recursos telefonicos, incluso puede servir de base para justificar gastos telefonicos que en ocaciones pueden parecer excesivos. Se complementa junto con otra funcionalidad que viene en Elastix para la asignacion de PIN (Clave) para tomar tono o salida por una troncal en llamadas salientes, lo cual explicare en otro tutorial.

 

 

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2 comentarios

  1. Rogelio

    Hola muy buena funcion, actualmente realizo reportes de llamadas, quiero agrupar las llamadas por departamento, actualmento reporto a traves PIN (Clave) para tomar tono, en llamadas fuera de la central, y en forma manual, agrupo las extension por departamento.

    Como puedo combinar ambos métodos,adicional que el reporta asocie el Display Name de cada una de las extensiones.
    Ejemplo
    Fuente Display Name Account Code Account Code
    240 Carlos Contabilidad 1234
    241 Juan Contabilidad 4321

    En espera de sus comentarios

  2. Jose Arturo

    Hola soy tecnico instalador y programador de sistemas telefonicos tradicionales y concretamente los equipos panasonic desde las primeras versiones hasta las Ultimas es decir Tda TDE pero estoy emigrando a Asterisk y concretamente Elastix.. Apenas me estoy documentandome de Elastix y me parece una magnifica Plataforma si es que la podemos llamar asi.
    Estare siempre recurriendo a Uds. sobre mi evoluciuon de IP con Asterix o Elastix.

    Gracias

    Jose Arturo Criollo

    Cali Colombia

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